được dùng để quản lý toàn bộ công văn của tổ chức. Việc quản lý và phân phát các văn bản, giấy tờ trong nội bộ các cơ quan, đơn vị bằng thủ công trước nay tiêu tốn một chi phí khá lớn của cơ quan. Dựa trên cơ chế quản lý phân quyền linh động, mềm dẻo, công cụ quản lý công văn giúp cho việc quản lý, phân phát các văn bản, giấy tờ này một cách dễ dàng , hiệu quả, tiết kiệm tối đa chi phí. Với công cụ này, các lãnh đạo, nhân viên dù ở bất cứ nơi đâu cũng có thể cập nhật được những thông tin, văn bản mới nhất của đơn vị mình chỉ bằng một kết nối Internet. Ngoài ra, công cụ này cũng cho phép người dùng tổ chức lưu trữ và tìm kiếm văn bản, giấy tờ một cách nhanh chóng.

Các chức năng chính bao gồm:

Quản lý công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ

Cập nhật, lưu trữ công văn

Phân, chuyển công văn đến các đơn vị, cá nhân. Các công văn có thể được phân xuống rất nhiều cấp theo cấu trúc mô hình tổ chức của Công ty.

Đọc chi tiết nội dung công văn thông qua file đính kèm

Tạo công việc cho công văn

Bút phê, phê duyệt của Lãnh đạo

Tạo danh sách các công văn cho cá nhân nhằm phục vụ cho việc tra cứu

Tìm kiếm công văn nhanh chóng với nhiều tiêu chí

Thống kê chi tiết công văn

Quản lý mẫu tài liệu:

Dùng để quản lý các mẫu tài liệu của công ty chẳng hạn như form quy trình, ISO, hợp đồng, quyết định và các hợp đồng khác...với các chức năng chủ yếu:

Cho phép tạo và quản lý các mẫu hợp đồng bằng cách tạo thư mục được quản lý dưới dạng mô hình cây.

Quản lý tài liệu cho cả công ty, mỗi bộ phận hay cá nhân

Chia sẻ tài liệu giữa các thành viên trong công ty

được dùng để tạo và quản lý công việc cho tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân. Đây là công cụ quản lý tập trung việc phân công công việc trong nội bộ công ty. Thông qua công cụ này, người sử dụng có thể tạo chỉnh sửa thông tin cũng như cập nhật tiến độ các công việc cho cá nhân, đơn vị của mình. Đồng thời, với công cụ này, ban lãnh đạo cũng như phụ trách các bộ phận có để xem xét đánh giá mức độ hoàn thành công việc, hiệu quả làm việc của các nhân viên mà mình quản lý một cách dễ dàng thông qua chức năng báo cáo, thống kê. Một điểm đặc biệt khác là công cụ quản lý phân công công việc được tích hợp chặt chẽ với công cụ quản lý công văn. Vì thế, người quản lý còn có thể thực hiện việc giao và kiểm tra tiến độ thực thi các văn bản.

Các chức năng chính bao gồm:

Tạo công việc cá nhân.

Tạo và phân công công việc cho các đơn vị, cá nhân.

Có khả năng liên kết với các văn bản, công văn.

Báo cáo tiến độ công việc.

Thảo luận công việc, cho ý kiến đóng góp hoặc ý kiến chỉ đạo công việc.

Ủy quyền, chuyển giao công việc

Thông báo các công việc mới, công việc sắp đến hạn và công việc quá hạn.

được dùng để quản lý, lên lịch các công việc cho tổ chức, phòng ban hoặc cá nhân, các chức năng chính bao gồm:

Tạo lịch công việc cho tổ chức, phòng ban hoặc cá nhân

Các thông tin trên lịch được hiển thị theo 1 tháng, rất dễ khai thác và sử dụng

Có khả năng nhắc nhở các công việc đã lên lịch

được dùng để đưa thông báo đến toàn tổ chức, hoặc các đơn vị hoặc cho 1 cá nhân thuộc tổ chức, các chức năng chính bao gồm:

Xem thông báo

Gửi thông báo đến toàn Công ty

Gửi thông báo đến các Phòng

Gửi thông báo đến cá nhân

được dùng để quản lý và cập nhật thông về quá trình sử dụng cơ sở vật chất và thiết bị trong cơ quan, doanh nghiệp. Trang thiết bị hỗ trợ làm việc là thành phần quan trọng, không thể thiếu của bất cứ cơ quan, doanh nghiệp nào. Chức năng của công cụ quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị là quản lý toàn bộ các thông tin và quá trình sử dụng các cơ sở vật chất, trang thiết bị của cơ quan như: quản lý việc cấp phát phòng ốc, thiết bị cho cá nhân, đơn vị, quản lý việc xử lý các yêu cầu cấp mới, sửa chữa thiết bị, tính khấu hao thiết bị.

Các chức năng chính bao gồm:

Xem danh mục tài sản toàn bộ Công ty, hoặc theo phòng

Thông tin về tài sản

Cập nhật thông tin thay đổi, lịch sử tài sản

Gửi yêu cầu cung ứng tài sản, phê duyệt yêu cầu

Tìm kiếm tài sản